EMS - Elektroniczny Menedżer Szkoleń Agencji SEDNO

Elektroniczny Menedżer Szkoleń (EMS) to system informatyczny wspomagający zarządzanie w firmie szkoleniowej w obszarach strategicznych dla prawidłowej realizacji przedsięwzięć otwartych i zamkniętych. Dzięki syntezie wiedzy praktycznej z zakresu organizacji i prowadzenia szkoleń z wiedzą informatyczną powstało narzędzie, które umożliwia sprawne zarządzanie zarówno szkoleniami otwartymi jak i informacjami dotyczącymi szkoleń zamkniętych. Część informacji z systemu automatycznie trafia do serwisu internetowego i dzięki temu operator systemu staje się jednocześnie redaktorem serwisu szkoleniowego i to bez konieczności posiadania umiejętności z zakresu redakcji stron w języku HTML czy XHTML.

System posiada kilka poziomów uprawnień, dzięki którym możliwe jest delegowanie niektórych kompetencji na niższe stanowiska, np. wprowadzanie uzgodnionych terminów szkoleń może być realizowane przez stażystów lub osoby zatrudniane w ramach telepracy.

Z jakich modułów złożony jest EMS?

EMS podzielono na kilka modułów odpowiedzialnych za przechowywanie, zarządzanie i prezentację danych z zakresów niezbędnych każdej firmie szkoleniowej. Poniżej skrócona w stosunku do poprzedniej wersji głównej liczba modułów.

I. Moduł Informacji

newsy, regulaminy, dodatkowe treści, opisy

Moduł odpowiada za przechowywanie, planowanie i wyświetlanie informacji prasowych z poziomu strony głównej. Dzięki mechanizmowi sekwencyjnej realizacji newsów możliwe jest zaplanowanie releasu wszystkich wiadomości na konkretne dni, tygodnie czy nawet miesiące. Każdy news może być ilustrowany za pomocą dowolnych multimediów. Newsy przyjmują postać skrótową i rozwiniętą, co umożliwia redaktorowi portalu lepszą organizację pracy i informacji.

II. Moduł Szkoleń Otwartych

Zarządzanie szkoleniami wolnorynkowymi

W tym module można dodawać produkty szkoleniowe w ramach kategorii (jednej lub wielu). System podpowiada wszystkie składowe merytoryczne szkolenia - to przyczynia się do tworzenia szkoleń pozbawionych wad konstrukcyjnych. W tym module można także wprowadzać konkretne parametry szkolenia dotyczące jego planowanego miejsca, czasu, prowadzących itp. System umożliwia także przechowywanie dodatkowych informacji na temat wariantów cenowych szkolenia lub innych elementów wpływających na wydarzenie. W tym miejscu wyższa kadra kierownicza może również planować wydatki związane z przeprowadzeniem szkolenia wpisując stałe spodziewane koszty szkolenia oraz ewentualne wydatki nadzwyczajne. System sam określa na podstawie założonych kryteriów progi opłacalności dla poszczególnych wydarzeń szkoleniowych, co więcej realizuje to na żywo w oparciu o informacje od operatorów systemu. Szkoleniu można przypisać elementy komunikacji wizualnej i broszurę do pobrania w dowolnym formacie.

III. Moduł Szkoleń Zamkniętych

Zarządzanie szkoleniami dedykowanymi

W tym module prezentowany jest zakres realizowanych szkoleń zamkniętych z ich kategoryzacją oraz wskazaniem przykładowych (zdawkowych) programów. Ideą przedsięwzięć zamkniętych jest ich całkowite dopasowanie do zapotrzebowania klienta. Jest to moduł typowo informacyjny.

IV. Moduł Referencji

Kogo szkoliliśmy

Moduł ten umożliwia wprowadzanie informacji na temat klientów, którzy zechcieli skorzystać z usług firmy szkoleniowej wraz z możliwością wprowadzenia zeskanowanych referencji. W przyszłości zostanie w tym miejscu uruchomiony panel zezwalający na realizację dodatkowych zadań przez firmę uczestnika.

V. Moduł Zarządzania Kadrami

Trenerzy, współpracownicy, autorzy

Trenerzy to najważniejszy element dla firmy szkoleniowej - w module Kadry można zamieszczać skrótowce i pełne informacje o trenerach, CV, informacje o publikacjach, linki relacyjne do innych elementów serwisu, zdjęcia itp. Kadra zarządzająca wyższego szczebla ma możliwość wprowadzania również innych informacji na temat personelu. Moduł Kadry umożliwia także definiowanie stanowisk inne niż trenerskie, jeśli istnieje taka potrzeba (koordynatorzy, liderzy grup projektowych, kierownicy działów).

VI. Moduł Proflów

Zarządzanie Płatnikami i Uczestnikami

Moduł odpowiada za przechowywanie danych płatników i uczestników szkoleń. Na podstawie interakcji płatników i uczestników z obsługą ustawiane są parametry umożliwiające bieżącą aktualizację stanu zamówień i powiadamianie o krytycznych dla szkoleniach parametrach. W momencie osiągnięcia wystarczającego stanu realizacji moduł umożliwia również wysyłkę maili lub przygotowanie dokumentów związanych z realizacją szkolenia. Moduł posiada synchronizację z plikami wymiany umożliwiającymi komunikację z systemem księgowym oraz z systemem płatności online.

VII. Moduł Kalendarium

Prezentowanie szkoleń w formie kalendarium

Jest to właściwie wtyczka formatująca, której zadaniem jest zbudowanie na podstawie bazy danych szkoleń otwartych kalendarium szkoleń z aktywnymi linkami do wydarzeń szkoleniowych. Jego wersją uproszczoną jest listwa szkoleniowa, która podobnie jak notowania giełdowe eksponuje poszczególne wydarzenia szkoleniowe chronologicznie od najbliższego do najbardziej odległego w czasie.

W ramach modułu Paneli bocznych udostępniono również minikalendarz.

VIII. Moduł Zarządzania Reklamami

Serwis jest miejscem na reklamy wewnętrzne i zewnętrzne

Tutaj administratorzy mogą zarządzać dzierżawami przestrzeni w ramach serwisu internetowego oraz analizować statystyki wyświetleń i kliknięć. Reklamy w serwisie mogą być związane z kontekstem aktualnie wybranej strony na poziomie kategorii, strony lub dziedziny.

IX. Moduł Artykułów

Tutaj można publikować artykuły, dzięki którym można zainteresować przyszłych klientów próbką wiedzy. Artykuły również podlegają kategoryzacji podobnie jak szkolenia.

X. Moduł RSS

Moduł odpowiedzialny za karmienie czytników RSS odpowiednio spreparowaną treścią zgodną z XML, dzięki które możliwe jest powiadamianie użytkowników o nowościach w serwisie. Obecnie do RSS trafiają wszystkie szkolenia.

Moduł pozwala na subskrypcję wybranych informacji emitowanych w systemie, np. samych newsów albo samych informacji o szkoleniach.

XI. Moduł Zarządzania Mailingiem

Jest to miejsce do którego trafiają odbiorcy mailingowej formy informacji o szkoleniach. Starszy brat Modułu RSS nie mniej jednaj ciągle dość powszechnie wykorzystywany zwłaszcza przez starszych menedżerów nie lubiących RSS i przyzwyczajonych do mailowej formy dystrybucji informacji. Moduł zasila bazę danych w na dwa sposoby: automatycznie przez samorejestrujących się uczestników mailingu oraz przez operatorów, którzy po otrzymaniu zgody wprowadzają adres email odbiorcy do EMS.

XII. Moduł Elektronicznego Systemu Zapisów

Jest to preferowany, ekologiczny i szybki sposób wyrażania woli uczestnictwa w planowanych wydarzeniach szkoleniowych o charakterze otwartym. Moduł zapisów zasila bazę danych płatników i uczestników po uprzedniej weryfikacji i moderacji ze strony operatora.

XIII. Moduł Zarządzania Obiektamy Szkoleniowymi

Każda firma szkoleniowa posiada ulubione ośrodki szkoleniowe w których prowadzi zajęcia. Przechowywanie kluczowych informacji o ośrodkach ułatwia zarządzanie szkoleniami oraz zapewnia należytą komunikację wizualną.

XIV. Moduł Galeria

Miejsce, gdzie można eksponować ciekawe zdjęcia z życia firmy. Moduł będzie integrowany z pisanym obecnie modułem Centrum prasowego.

XV. Moduł Paneli bocznych

Moduł typu rotacyjnego umożliwiający wiązanie rozmaitych rodzajów treści w ramach każdej lub wybranych stron. Dzięki niemu w wyznaczonych pasach możliwe jest eksponowanie krótkich treści nawiązujących do bogatej zawartości serwisu lub odnośników zewnętrznych i reklam.